Margaret24.ru

Деньги в период кризиса
38 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Регламент платежей в организации

Регламент проведения платежей

Согласование платежей.

Любой бизнес нуждается в контроле за расходованием средств. Недостаток денежных ресурсов на счетах компании или, наоборот, их избыток, может привести к серьезным проблемам:

  • нарушениям сроков оплаты по счетам;
  • ухудшению отношений с контрагентами;
  • нехватке ликвидности;
  • использованию заемных средств и т.д.

Поэтому так важно организовать грамотное управление денежными потоками.

Этапы планирования

  1. Бюджетирование.
  2. Оперативное планирование.

На первом этапе составляют бюджет движения денежных средств (БДДС) на квартал, полугодие или на год. Именно утвержденный БДДС используется затем на втором этапе для контроля заявок на расходование денежных средств.

Сложность в том, что на деле БДДС требуется составлять, как минимум, в разрезе Центров финансовой ответственности (ЦФО), а как максимум использовать достаточно большой набор управленческих аналитик.

В программном продукте БИТ.ФИНАНС данная проблема решается наличием широкого предопределенного набора аналитик, а также возможностью легко добавить любую произвольную аналитику.

И что очень важно, в разрезе данных аналитик осуществляется не только планирование, но и автоматический сбор факта.

Вторая сложность состоит в том, что сам процесс формирования, согласования и корректировок бюджетов внутри компании достаточно сложный и может занимать большое количество времени.

Также БИТ.ФИНАНС позволяет автоматизировать бюджетный процесс и значительно сократить количество времени и ошибок. В БИТ.ФИНАНС реализовано:

  1. Автоматическое создание задач и оповещений (по почте и Telegram) пользователям о необходимости заполнить бюджеты
  2. Автоматическое создание форм для заполнения БДДС и рассылка их пользователям
  3. Настройка любых алгоритмов и этапов согласования и корректировки бюджетов.

Второй этапоперативное планирование – ставит задачу синхронизации поступления и выплат, а также контроля расходования средств. Осуществляется контроль текущих потребностей компании и прогнозируются поступления средств вплоть до дня.

Один из важных документов оперативного планирования – платежный календарь. Он формирует график денежных потоков на определенный период, что дает гарантию своевременной оплаты платежей и позволяет избежать кассовых разрывов.

Создание регламента проведения платежей

Регламент платежей содержит:

  • запрос на платеж;
  • проверка заявленных расходов в счете с запланированными расходами в БДДС;
  • контроль корректности составления первичных документов к данной заявке;
  • согласование платежа за рамками бюджета (при необходимости);
  • определение приоритетов платежей;
  • проведение платежей по банку;
  • учет проведенных платежей.

Процедура согласования платежей

В регламенте обязательно прописывается процедура согласования платежей, сроки и конкретные действия ответственных лиц.

Необходимо сформулировать и закрепить обязанности и полномочия для каждого сотрудника, который участвует в процедуре согласования платежей. Здесь же прописать их полномочия. Рассмотрим пример в таблице.

Участник согласования платежа

Сотрудник центра финансовой ответственности (ЦФО)

Согласование заявки согласно БДДС

Руководитель функциональной службы

Определение лимита в рамках бюджета

Проверка заявки и документов на корректность составления и соответствия бюджету

Согласование платежей с руководителями ЦФР и генеральным директором

Как внедрить в компании процедуру согласования платежей

  1. Разработать внутренний регламент.
  2. Закрепить в нем правила согласования заявок платежей.
  3. Утвердить дату начала действия новых правил.
  4. Подписать регламент приказом генерального директора.
  5. Подготовить краткие инструкции по новым правилам для каждого сотрудника, который будет участвовать в согласовании.
  6. Ознакомить с правилами сотрудников, которые будут участвовать в согласовании.
  7. Протестируйте положение о согласовании платежей.

Согласование, контроль и оплата платежей в программе БИТ.ФИНАНС

Рассмотрим подробно процесс согласования платежей в программе БИТ.ФИНАНС.

Этап 1. Формирование заявки

Исполнители формируют «Заявки на расходование денежных средств», в которых указывают всю необходимую управленческую аналитику.

Этап 2. Прикрепление к заявке внешних файлов

В программе есть возможность прикрепить к заявкам любые файлы, в том числе отсканированные документы — основания платежа.

Этап 3. Контроль заявок по бюджету

При проведении заявки на расходование денежных средств контролируются на соответствие утвержденному БДДС.

При превышении заявки запланированной в бюджете суммы, документ не проводится, а пользователь получает информационное сообщение с подробным описанием причин:

В том случае, если пользователь хочет, чтобы все-таки заявка была проведена и оплачена, он может выбрать один из трех вариантов действий:

  1. Скорректировать сумму в заявке до соответствующей остатку лимита
  2. Нажать на кнопку «Оплатить за счет» и выбрать статью с доступным лимитом, за счет которой будет проведена оплата.
  3. Установить флаг «Сверх бюджета». В этом случае заявка проведется, но она будет согласовываться по особому маршруту.

Этап 4. Согласование заявок

В программе БИТ.ФИНАНС. можно настраивать произвольные маршруты согласования заявок на расходование денежных средств и реестров платежей.

В продукте имеется Рабочее место визирования для группового согласования документов.

Обратите внимание, что у вас есть возможность визировать документы с помощью мобильного устройства из любой точки мира. Для этого предназначено бесплатное мобильное приложение БИТ.ФИНАНС.

Этот удобный инструмент позволит:

  • визировать документы непосредственно на мобильном устройстве;
  • просматривать детали визируемого документа;
  • оставлять комментарии к принятому решению;
  • ставить задачи пользователям.

Этап 5. Оплата заявок

В БИТ.ФИНАНС можно формировать Платежный календарь и ежедневные Реестры платежей.

На основании реестров платежей казначей или бухгалтер может автоматически создавать платежные документы, значительно экономя своё время.

Если у вас возникают вопросы как организовать казначейство в 1С, настроить бюджетирование в программах 1С, просто звоните в офисы Первого Бита, наши специалисты проконсультируют и на опыте внедрения в других компаниях покажут как это можно реализовать.

Читать еще:  Как рассчитать авансовый платеж на имущество

1. Цель

Введение Порядка оплаты счетов предназначено для обеспечения контроля за исполнением бюджета (планов закупок и транзита), движением авансов, уплаченных за товар и услуги.

2. Используемые документы

В настоящем Порядке используются следующие типы документов:

  • Бюджет административных расходов,
  • План закупок,
  • План транзита,
  • Финансовый план,
  • Кассовый план,
  • Заявка на дополнительное обеспечение,
  • Счёт (инвойс) на оплату,
  • Акт на оказание услуг (накладная, коносамент на товар),
  • Отчёт по исполнению бюджета (планов закупок, транзита),
  • Отчёт по авансам.

3. Участники документооборота

В настоящем Порядке участвуют следующие участники:

  • Вице – президенты (ВП),
  • Начальники отделов,
  • Вице – президент по корпоративным финансам (ВПКФ),
  • Финансовый менеджер,
  • Экономист,
  • Бухгалтер по работе с банками,
  • Ведущий бухгалтер.

4. Процедуры

Процедура оплаты счета проходит следующие этапы (см. Схему 1):

  1. Проверка соответствия Счёта на оплату плановым документам (Бюджету, Плану закупок, Плату транзита, Финансовому плану),
  2. Проверка незакрытых авансов,
  3. Проверка оплаты на наличие в Кассовом плане,
  4. Исполнение платежа,
  5. Особые случаи.

4.1. Проверка соответствия счета планам

  • Счёт на оплату поступает к Экономисту Управления по Корпоративным финансам (ЭГ) от соответствующих Управлений (Вице-президентов, начальников отделов), Счета на оплату содержат указание на статью Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
  • ежедневно Экономист получает Отчёт по исполнению Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
  • Экономист проверяет: возможность перерасхода по данной статье Бюджета (Плана) после оплаты данного Счёта,
  • в случае перерасхода Бюджета (Плана), Экономист требует от соответствующего Вице-Президента Заявки на дополнительное обеспечение,
  • в случае отсутствия перерасхода по Бюджету (Плану) происходит проверка незакрытых авансов,

4.2. Проверка незакрытых авансов

  • ежедневно Экономист получает отчет о состоянии авансовых платежей по статьям Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
  • Экономист проверяет: состояние незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана),
  • в случае наличие незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана) сверх разрешенных лимитов, Экономист требует от соответствующего Вице-Президента предоставления Актов на оказание услуг для закрытия авансов,
  • в случае отсутствия незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана) происходит проверка наличия платежа по данному счету в Кассовом плане,

4.3. Проверка оплаты на наличие в кассовом плане

  • ежедневно Вице-Президент по Корпоративным Финансам получает Отчёт о состоянии Кассового плана по статьям Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
  • Вице-Президент по Корпоративным Финансам проверяет: наличие платежа по данному Счёту в Кассовом плане,
  • в случае отсутствия платежа в Кассовом плане, Вице-Президент по Корпоративным Финансам требует от Финансового менеджера откорректировать Кассовый план с учетом платежа по данному Счёту,
  • в случае наличия платежа в Кассовом плане, Вице-Президент по Корпоративным Финансам передаёт Счёт на оплату Финансовому менеджеру с резолюцией «К оплате».

4.4. Исполнение платежа

  • Финансовый менеджер, получивший Счёт на оплату, ставит его на контроль и передаёт в Бухгалтерию для осуществления платежа,
  • Бухгалтерия осуществляет платёж,
  • после подтверждения списания денежных средств с банковского счета в пользу получателя по системе «Банк – Клиент», Бухгалтер делает плановые проводки с указанием статей Бюджета (Категорий издержек), для контроля за поступлением Актов Бухгалтер хранит Счета на оплату до поступления Актов отдельно,
  • после получения документарного подтверждения списания денежных средств с банковского счёта в пользу получателя, Бухгалтер изменяет плановые проводки на реальные,
  • до исполнения Бухгалтерией платёж контролируется Финансовым менеджером,
  • в случае исполнения платежа корректируется исполнение Кассового плана, состояние авансовых платежей, исполнение Бюджета (Планов закупок, транзита, Финансового плана).

4.5. Особые случаи

  • В случае невозможности предоставить необходимые документы (Акты на погашение авансов) Вице-Президент, заинтересованный в платеже, обращается к Вице-Президенту по Корпоративным Финансам с просьбой выдать разрешение на проведение платежа сверх лимитов незакрытых авансов. Вице-Президент по Корпоративным Финансам передаёт Счёт на оплату Финансовому менеджеру с резолюцией «К оплате. Погашение аванса до ______ (дата предоставления документов)». Данное разрешение является разовым, только для данного платежа.
  • В случае отсутствия Вице-Президента по Корпоративным Финансам разрешение на платеж сверх лимита незакрытых авансов может дать Президент.

5. Лимиты незакрытых авансов

Для определения величины лимитов незакрытых авансов вводится Таблица лимитов авансовых платежей.

Структура таблицы лимитов соответствует структуре Бюджета, Плана закупок, Плана транзита.

Величины лимитов зависят от стоящих в Планах (Бюджете) сумм. Принято, что в среднем закрытие аванса происходит в течение недели. Сумма лимита определяется в одной четвёртой от величины соответствующей статьи Бюджета (Плана).

Представленный регламент Порядок оплаты счетов. Документооборот можно взять за основу дл Вашего бизнеса.

По Вашему заданию можно разработать регламент, опирающейся на Вашу организационную и функциональную структуру продаж .

Нажмите эту ссылку для формирования запроса на регламент.

Согласование платежей

Согласование оплаты за пару минут, из любой программы и в любом месте

«Веб-сервис Финоко: согласование платежей» — это полный контроль над согласованием оплаты, над тем, куда ваша компания расходует средства. Сервис позволяет регистрировать счета поставщиков в 1С: Бухгалтерии, iiko, rkeeper и других программ. Согласовывать оплату можно в мобильном приложении или в веб сервисе Финоко.

Согласование оплаты, вроде бы все легко и просто. Необходимо произвести оплату? Получили автографы от всех руководителей, и платеж прошел. Но не тут-то было. Кто-то ушел в отпуск, кто-то на удаленном объекте и подготовить документы не может и т. д. Пора подчинить весь денежный процесс без особых усилий. Фантастика? Нет. Веб-сервис Финоко: согласование платежей — это возможность согласовывать платежи в любом месте и в любое время, имея при этом всю нужную для этого информацию.

Читать еще:  Платеж приостановлен проверка на авторство

Финоко: Согласование платежей

Приобретая «Веб-сервис Финоко: управление платежами», Вы получаете все необходимое для согласования оплаты под рукой в нужный момент:

  • при согласовании заявки на оплату, определены лимиты затрат, исходя из бюджета;
  • каждая статья или группа имеет свой набор должностей, для согласования;
  • после каждого действия, создатель заявки получает уведомление об изменении;
  • можно приложить сканированные документы в заявку;
  • мобильное приложение «Финоко» для iOS и Android, ускорит процесс согласования.

Нужно ли согласование платежей для вашей компании?

Контроль платежей необходим абсолютно каждой компании, независимо от размера. Планирование и согласование — это действенный способ избежать кассовых разрывов.

Если Вы в процессе ведения своего бизнеса:

  • контролируете процессы предприятия;
  • следите за движением денежных средств и лимитами;
  • экономите время и не привыкли к затяжным рабочим процессам?

Тогда «Веб-сервис Финоко: согласование платежей» именно для Вас.

Управление оплатами — это контроль над денежными потоками

Главная задача любого бизнеса — это контроль. После того, как Вы настроили для себя весь процесс управления платежами, все счета собираются в одну папку согласования, далее руководитель просматривает счета, принимает решение и идем дальше. Если Ваша система работает более автоматизированно — Вы молодцы. Но и в данном случае бывает сбой. Как быть? Ведь несвоевременный контроль оплат может привести к крупным проблемам.

В чем суть такого сбоя? Наверняка, у Вас неоднократно случались ситуации, когда одного из руководителей нет на месте. Или просто, ввиду отсутствия забыл передать дела своему заместителю. В итоге, срок согласования откладывается. И таких причин может быть много.

К чему дополнительные трудности фирме? Автоматизированная программа позволяет согласовывать заявки на оплату независимо от того, есть ли руководитель на месте.

Заявка на платеж — основа системы согласования

Избежать сбои и сократить время на контроль платежей до минимума легко. Собранные вместе все заявки на оплату представляют собой платежный клендарь.

Финоко: заявка на оплату

Приобретая «Веб-сервис Финоко: согласование платежей», Вам не требуется приобретение дополнительных программ. Финоко — это внешний модуль, который устанавливается в типовую конфигурацию 1С и не вносит в нее никаких изменений. При этом у вас появляется возможность создавать заявки на оплату в ручную, на основании счетов от поставщиков или автоматически из поступления товаров и услуг. Лимиты затрат или БДДС можно вести как в модуле ФИНОКО в 1С, так и в веб сервисе. Контроль оплат настраивается в Интернет сервисе и согласователи могут ознакомиться со сканом счета, деталями платежа, доступными лимитами и ранее оплаченными суммами на мобильном телефоне.

Независимо от того, какую программу Вы используете, «Веб-сервис Финоко: согласование платежей», подстроится под любую. А вся справочная информация по применению, будет понятна сотрудникам Вашей компании.

Возможности сервиса

Предложение Веб-сервиса Финоко по согласованию оплат, является полностью автоматизированным:

  • при утверждении заявки, учитываются лимиты затрат по каждой статье, на основании бюджета;
  • при открытии заявки, автоматически определяется статья и группа должностей на согласование;
  • все данные по открытым и закрытым заявкам хранятся в электронном журнале;
  • создатель заявки, сразу получает информацию о ее движении, в виде уведомления;
  • доступно прикрепление сканированных документов к заявке;
  • приложение «Финоко», позволяет пользователям Ios и Android согласовывать и создавать заявки с помощью смартфона.

Как согласовывать платежи

Весь порядок работы с заявками выполняется на основании общепринятых стандартов.

Заявка может начинаться с 1С

Если Ваш бухгалтер работает в программе 1С, то дополнительные действия не требуется. Заявка автоматически из программы отображается в веб-сервисе Финоко. В результате специалист по-прежнему работает в 1С, а директор решает вопрос с помощью телефона.

Весь процесс автоматизирован

После оформления заявки в 1С и автоматического отображения в веб-сервисе Финоко, начинается процесс согласования. После его завершения, заявка сразу же возвращается в 1С и появляется подтверждение. То есть, бухгалтер без проблем понимает, что платеж можно осуществлять.

Лимиты платежей по статьям движения денег

Лимиты на основании бюджета фирмы

Для того, чтобы начать процесс согласования заявки, мы должны понимать, предусматриваем ли мы по данной статье затраты. В данном случае, идет взаимодействие с бюджетом компании. Запланированы ли затраты на то, что мы планируем оплатить? Ответ именно там.

Одна из сильных сторон веб-сервиса Финоко в том, что все необходимые данные из бюджета забираются автоматически и отображаются на экране мобильного телефона. Если быть точнее, то лимиты задаются в бюджетировании и отражаются в веб-сервисе Финоко.

Информация несет следующих характер:

  • сколько уже оплачено по данной статье;
  • сколько согласованных заявок, но еще не оплаченных;
  • сколько сейчас находится в процессе согласования.

Лимиты по договорам и накладным

Существует также другой вариант установки лимитов. На основании заключенных договоров и поступивших накладных. В данном случае тоже все просто. Специалист забил приходную накладную, далее она встает в очередь на согласование и оплату.

Например, в программе 1С мы принимаем какие-то товары. В договоре указано, что оплатить его мы должны в течение 30 дней после получения. Как только бухгалтер оформил приходную накладную, веб-сервис Финоко автоматически забирает информацию по данному документу, добавляет период и запускает процесс согласования. Дополнительные действия не требуются.

Читать еще:  Инструкция 107н заполнение платежных поручений 2020

Цепочка согласователей

Другими словами, это лица, которые должны утвердить заявку на оплату. Такая цепочка выстраивается в веб-сервисе Финоко: согласование платежей. В процессе настройки, можно создать очередность, и кто именно должен согласовывать заявки. Все разбито по статьям.

После утверждения заявки, платеж отправляется в реестр платежей и встает в очередь. Данный документ также можно поставить на финальное утверждение.

Согласование платежей на мобильном телефоне

С чего начать использовать систему?

Чтобы начать использовать «Веб-сервис Финоко: согласование платежей», Вы должны убедиться в наличии одной из программ:

  • 1С: Предприятие 8.3;
  • 1С: Предприятие ERP;
  • 1С: Предприятие УПП;
  • Веб-сервис Финоко;
  • Финоко Модуль для 1С;
  • Финоко: Корпоративная версия.

Сбор всех данных из различных программ осуществляется автоматически. Самое главное, что сервис не требует приобретения дополнительных программ, для возможности использования.

Вы можете попробовать сервис в работе БЕСПЛАТНО. Скачайте мобильное приложение

Финоко для iPhone Финоко для Android

Для Вашего комфорта мы предоставляем всю подробную версию программы и четкую инструкцию по использованию системы. Формат будет доступен и понятен каждому сотруднику.

Нажали кнопку «Узнать больше»? Наш сотрудник свяжется с Вами в течение нескольких часов.

Регламент платежей в организации

Автор: Большаков Владимир.

Целью любого регламента является упорядочивание деятельности участников бюджетного процесса при планировании, анализ и контроль исполнения бюджета движения денежных средств, а так же подробное описание всех значимых составляющих системы. В данной статье будет рассмотрен регламент Бюджетирование движения денежных средств на предприятии, в соответствии с установленными едиными методологическими правилами.

Цели регламента

Регламентом устанавливается состав данных, необходимых для формирования бюджета, порядок их предоставления, принципы учета и обработки плановой и отчетной информации, права и обязанности участников бюджетного процесса.

Ответственность за организацию работы согласно положений Регламента осуществляет Финансовый директор, обеспечивая неукоснительное выполнение регламентированных процедур всеми подразделениями и службами, а так же работниками организации.

Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование» обязателен для исполнения всеми указанными в нем службами, его исполнение может служить критерием оценки эффективности работы подразделения.

Функции системы бюджетирования движения денежных средств

К основным функциям системы бюджетирования ДДС относятся:

  • прогнозирование финансового положения предприятия;
  • оптимизация эффективности использования денежных средств;
  • обеспечение эффективного контроля над текущими расходами;
  • обеспечение бесперебойного финансирования текущей и инвестиционной деятельности предприятия;
  • контроль достижения плановых показателей посредствам своевременного сопоставления фактических и запланированных результатов движения денежных средств;
  • сохранение конфиденциальности информации по движению денежных средств внутри предприятия;
  • обеспечение возможности делегирования полномочий по разработке и корректировке бюджета;
  • закрепление персональной ответственности за исполнение бюджета;
  • обеспечение оперативной и стратегической корректировки целей предприятия на основании ретроспективного анализа бюджета.

Для повышения эффективности деятельности системы бюджетирования предусмотрен матричный принцип распределения ответственности посредством организации планирования по горизонтали (по статьям бюджета) и по вертикали (по центрам/субцентрам ответственности).

Методология работы Регламента

Работа Регламента осуществляется в соответствии со следующими блоками.

1. Блок планирование ДДС (годовой план и план месяца)
1.1 Заполнение и проведение бюджетов ЦФО (для месяца: до начала планируемого месяца за 5 дней; для года: ноябрь).
1.2. Оптимизация плана ДДС и устранение кассовых разрывов (для месяца: до начала планируемого месяца за 3 дня; для года: первая неделя декабря).
1.3. Согласование плана ДДС в разрезе ЦФО с их руководителями (для месяца: до начала планируемого месяца за 2 дня; для года: 2-я и 3-я неделя декабря).
1.4. Утверждение генерального, операционных бюджетов ЦФО (для месяца: до начала планируемого месяца за 1 дня; для года: 4-я неделя декабря).

2. Блок платежей и текущего контроля
2.1. Заполнение и проведение реестра входящих платежей. На этом этапе осуществляется также контроль соответствия фактических входящих платежей плану в дневном и месячном разрезе.
2.2. Заполнение реестра исходящих платежей и его проведение. На этом этапе осуществляется также контроль соответствия фактических исходящих платежей плану в дневном и месячном разрезе.

Формирование исходящих реестров платежей проводится на основании заявок на платеж подаваемых в электронной (бумажной) форме

3. Прогнозирование
Прогнозирование представляет собой инструмент предоставления данных, касательно перспектив финансовой ситуации на предприятии на основе планов и фактических тенденций поступления и расходования денежных средств.

Другими словами, это процесс моделирования будущей ситуации на предприятии или фирме, который основан как на плановых, так и фактических показателях.

Механизм прогнозирования основывается на выборе базового периода. Базовый период представляет собой период, при выборе которого, данные с начала месяца (года) по выбранную дату (месяц) включительно берутся по фактическим движениям, далее – от следующего за базовой датой числа (месяца) до конца месяца (года) — по плановым движениям.

Наиболее эффективно за базовую дату брать последний период (дату), по которому факт уже заполнен.
Основная задача прогнозирования месяца – заранее предвидеть возможное снижение остатков денежных средств от плана или наступления кассовых разрывов.

Прогноз года необходимо осуществлять ежемесячно в конце месяца.

4. Контрольный блок
План-факт анализ соответствия планируемых и фактических платежей ДДС. Последовательность, ответственные лица и сроки проведения управленческих операций, указанных в таблице 1:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector