Margaret24.ru

Деньги в период кризиса
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Заполнение регистрационно контрольной карточки

Форма регистрационно-контрольной карточки

Регистрационно-контрольная карточка
Корреспондент (Ф.И.О., адрес, телефон)
Предыдущие обращения от № от №
Вид документа на л.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма
Дата, индекс поступления
Краткое содержание
Отв. исполнитель
Резолюция
Автор резолюции
Срок исполнения
Ход исполнения
Дата передачи на исполнениеИсполнительОтметка о промежуточном ответе или дополнительном запросеКонтрольные отметки
Дата, индекс исполнения (ответа)
Адресат
Содержание
С контроля снял Подпись контролера
Дело Том Листы Фонд, опись, дело

Контрольно-регистрационную карточку необходимо заполнять в соответствии с указаниями, закрепленными в Типовой инструкции.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

В правом верхнем углу проставляется штамп «Повторно» при регистрации повторных обращений.

В графы лицевой стороны регистрационно-контрольной карточки заносится следующая информация:

· корреспондент-фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись — «Без подписи»;

· предыдущие обращения-даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя;

· вид документа-предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них;

· автор, дата, индекс сопроводительного письма-название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу, дата и исходящий регистрационный индекс сопроводительного письма;

· дата, индекс поступления— дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их входящие регистрационные индексы;

· краткое содержание— краткое описание предложения, заявления, жалобы;

· ответственный исполнитель-наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы, фамилия и инициалы ответственного исполнителя;

· резолюцияпереносится с документа или записывается на личном приеме;

· автор резолюции — указывается должность, фамилия, инициалы лица, проставившего резолюцию;

· срок исполненияуказывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки содержит следующие графы, отражающие ход исполнения обращения гражданина:

· дата передачи на исполнение-указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

· исполнитель -фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

· отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе-адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

· контрольные отметки— отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.;

· дата, индекс исполнения-дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение;

· адресат -указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением;

· содержание-заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);

· с контроля снял-должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы;

· подпись контролера— подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

· Дело_____ , том____ , листы__индекс дела по номенклатуре, номератома и листов(проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).

· Фонд_____ , опись___ , дело____ (проставляются после сдачи в архив).

Рекомендуются следующие размеры карточки: А5 (148 х 210) и А6 (105 х 148).

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом картотек, необходимых для справочной работы и контроля за исполнением обращений.

Если используется автоматизированная система регистрации обращений граждан, РКК выводится на монитор компьютера и заполняется. Графы в электронной РКК такие же, как в традиционной РКК.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: При сдаче лабораторной работы, студент делает вид, что все знает; преподаватель делает вид, что верит ему. 9916 — | 7557 — или читать все.

Читать еще:  Окоф счетчик банкнот

Регистрационно-контрольная карточка

Новая страница 1

Преимущества автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов

Журнальная форма регистрации и контроля исполнения документов имеет наибольшую историю и в настоящее время представляется архаичной.

Картотечная система регистрации и контроля исполнения документов обладает несомненными преимуществами по сравнению с журнальной даже при использовании традиционных ручных картотек. Она дает возможность печатать карточки в нескольких экземплярах, что обеспечивает однократность регистрации документов, позволяет направлять документ в структурные подразделения с необходимым количеством карточек, формировать сразу несколько картотек.

В настоящее время в большинстве организаций задачи учета, регистрации и контроля исполнения документов решаются с помощью автоматизированных информационно-поисковых систем. Обязательным условием их эффективной работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой технологии и программных средств.

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс баз данных об отдельных видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно называть автоматизированными картотеками.

Формирование автоматизированной картотеки

Служба делопроизводства определяет состав и основные принципы построения автоматизированных картотек, используемых в качестве информационно-поискового аппарата к документам организации. Исходя из состава и назначения обрабатываемой информации о документах, автоматизированные картотеки, как и традиционные ручные картотеки, можно подразделить на регистрационно-контрольные и справочные. Так, к автоматизированным регистрационно-контрольным картотекам относятся картотеки: распорядительных документов по основной деятельности организации; распорядительных документов по кадрам; поступающих документов; отправляемых документов; внутренних документов; договоров; обращений граждан и т.д.

Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:

– ввод в картотеку общих сведений о документе;

– ввод задания (резолюции) по исполнению документа;

– ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;

– корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);

– заполнение реквизитов карточки по результатам исполнения документа;

– поиск карточек по запросам;

– обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.

Ввод сведений о документе в автоматизированную картотеку осуществляется путем заполнения представленной на экране дисплея формы карточки. Ввод информации осуществляется непосредственно с документов. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок. Применение при ведении картотек классификаторов позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.

Ведение картотеки

Работа с картотеками предполагает не только их формирование, т.е. включение в них новых карточек, но и ведение – внесение в карточки дополнительных сведений и изменений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов, исключение карточек из картотек. Поддержание картотек в актуальном, достоверном состоянии, установление правил доступа к картотекам и порядка обновления информационных массивов требуют назначения лиц, ответственных за работу с картотеками.

Запись карточки в автоматизированной картотеке может дублироваться ее распечаткой, которая используется для передачи исполнителю вместе с документом и для ведения вспомогательных картотек.

Реквизиты карточек отражают состав реквизитов документов, сведения о которых вводятся в картотеку.

Проектирование форм карточек

Проектирование форм карточек может осуществляться двумя путями. Суть первого из них заключается в создании единой формы регистрационно-контрольной карточки, используемой для нескольких видов документов, второго – в проектировании форм карточек для различных видов и разновидностей документов (распорядительных, писем, договоров и др.). Вид документа при этом может отражаться в названии формы карточки, например: «Регистрационно-контрольная карточка приказов по кадрам».

При любом подходе к проектированию форм карточек регистрация и контроль исполнения документов должны быть связаны между собой использованием общей информационной базы. При этом реквизиты карточки, заполненные при регистрации, дополняются реквизитами, обеспечивающими решение задач контроля исполнения. Создание специальных контрольных картотек и введение специальных форм контрольных карточек, обособленных от стадии регистрации документов, ведет к дублированию информации.

Читать еще:  Инвентаризация средств на счетах в банке

При разработке форм карточек определяется состав и расположение реквизитов, размеры зон для записи информации. При этом учитывается не только состав, наименования и расположение реквизитов, но и тип реквизитов (полей): символьное, числовое; дата; поле, заполняемое с помощью классификатора, а также длина полей (количество знаков, необходимых для записи переменной информации).

Применение при ведении картотек классификаторов (номенклатуры дел, классификаторов видов документов, корреспондентов, исполнителей, подразделений, регионов и т.д.) позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.

В комплекс классификаторов, используемых при решении задач регистрации и контроля исполнения документов должны входить:

– классификаторы для различных групп документов (распорядительных документов, договоров, доверенностей и т.д.) и дел (номенклатура дел организации);

– классификаторы организационных структур (организаций, подразделений, должностных лиц и т.д., которые выступают в качестве корреспондентов, авторов документов, ответственных за совершение определенных действий);

– классификаторы вопросов деятельности организации.

На самой форме регистрационно-контрольной карточки реквизиты могут быть сгруппированы в несколько блоков, включающих: общие сведения о документе; содержание задания (резолюции); ход исполнения; результаты исполнения; сведения о месте и сроках хранения документа.

Указанные требования к карточкам и картотекам носят самый общий характер. Конкретные информационно-поисковые системы имеют много специфических особенностей и требуют более детального анализа. В качестве примера приведем формы карточек, предусмотренные Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России, утвержденной приказом ГТК России от 25.05.2004 № 605. В Инструкции указано, что все поступающие обращения граждан регистрируются в день их поступления и заносятся в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан» автоматизированной системы «Учет и контроль исполнения документов». В электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документов согласно указанным в карточке полям. На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан», распечатывается сокращенная форма регистрационной контрольной карточки в двух экземплярах. Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в электронную карточку картотеки контрольной базы данных «Письма, заявления граждан».

Карточная форма регистрации документов.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах — традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах).

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь может отмечать даты поступления или исполнения документа (рис. 24).

Карточки могут иметь различную цветовую гамму: каждый вид документа регистрируется на карточке определенного цвета.

Преимущества карточной формы регистрации:

1) карточки можно располагать в таком порядке, который наилучшим образом обеспечивает поиск документа;

2) обеспечивается однократность регистрации: на каждый документ можно оформить столько экземпляров карточек, в скольких подразделениях он будет обрабатываться. Это исключает необходимость повторной регистрации документа в структурном подразделении;

3) одновременно с регистрационной оформляется в случае необходимости контрольная карточка;

4) регистрацию документов могут вести сразу несколько сотрудников.

Регистрационные карточки помещают в картотеки, которые позволяют осуществлять накопление, хранение и корректировку информации о документах, давать ответы на запросы, вести контроль, регулирование, координацию работы с документами в организации.

Имея несколько экземпляров карточки, их можно помещать в различные картотеки: регистрационные, контрольные, справочные.

Содержание регистрационной карточки заключается в следующем (рис. 25). Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата исполнения документа. Если нанесены только нечетные числа, то срок исполнения документа должен отмечаться днем раньше, если этот срок приходится на четное число.

Читать еще:  Банки начнут блокировать счета без предупреждения

Графа «Краткое содержание» заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа — при регистрации писем указывается заголовок к тексту документа.

Графа «Автор» (корреспондент) — при регистрации поступающего документа записывается наименование организации (лица) — автора документа; при регистрации отправляемого документа указывается, куда направляется документ. Допускается сокращенное наименование организации.

«Дата документа» — указывается дата документа, проставленная организацией-автором.

«Индекс документа» — указывается индекс документа, присвоенный организацией-автором.

«Дата поступления» — переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении документа в организацию).

«Регистрационный номер» — переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении); это — порядковый (регистрационный) номер входящего документа, присвоенный ему организацией-получателем.

«Резолюция» — переносится из документа, указывается автор, содержание и дата резолюции.

«Срок исполнения» — проставляется в соответствии с нормативными документами, если срок типовой, или берется из резолюции, если срок индивидуальный.

«Отметка об исполнении» — краткая запись решения вопроса по существу: когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе, — или дата и индекс ответного документа.

«№ дела» — индекс дела по номенклатуре дел, куда будет помещен документ для дальнейшего хранения и использования.

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «расписка в получении», «исполнитель и номер его телефона», гриф (пометка) ограничения доступа к документу, наличие приложений, срок хранения документа, вид передачи документа (факс, почта).

Регистрационные карточки служат основой для создания информационно-справочного аппарата организации. После оформления регистрационная карточка помещается в картотеку, которая может быть вертикальной, подвесного хранения, вращающаяся, автоматизированная. Чаще используют вертикальные картотеки, в которых карточки с помощью разделителей разбивают на отдельные группы. Картотека разделена на две части: неисполненные и исполненные документы. Картотека на неисполненные в свою очередь делится на группы: карточки на поступающие, внутренние и отправляемые документы, которые внутри разделов располагают по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки перемещают из первой части картотеки во вторую.

Чаще других в организациях используются сроковые картотеки, в которых регистрационные карточки помещают в картотечный ящик с 33 подвижными разделителями: 31-й разделитель — число дней в месяце; за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц; за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы. В конце месяца (за два-три дня до начала следующего) карточки, которые находятся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

26.Порядок оформления документов при приёме на работу.

Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора — указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее — Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×