Margaret24.ru

Деньги в период кризиса
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок заполнения первичных документов бухгалтерского учета

Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2020 году может быть таким:

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

  1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите здесь.

  1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).
  1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.
  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.
  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.
  • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.
  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.
  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2020 года:
  • Приходный кассовый ордер.
  • Расходный кассовый ордер.

О правилах оформления этого документа читайте здесь.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

  1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

Полный список первичных документов вы найдете в Справочнике от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и переходите к перечню.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2020 – список был предложен выше:

  • Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
  • Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2019–2020 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

  • название документа;
  • дата, когда такой документ был составлен;
  • информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
  • суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
  • денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
  • сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Если первичка не соответствует требованиям, организацию могут ждать в том числе и налоговые последствия.

Получите бесплатный доступ к К+ и узнаете о том, какие претензии у налоговиков возникают наиболее часто и как им противостоять.

О том, как делегируется право подписи, читайте в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

  • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
  • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
  • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

Читать еще:  Что необходимо определить в учетной политике

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

  • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
  • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
  • Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

  • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
  • аналитические регистры (платежная ведомость);
  • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

О первичных документах: для начинающих бухгалтеров

Продолжаем курс справочных материалов для тех, кто только знакомится с бухгалтерией.

Сегодня мы поговорим об основах первичной документации в бухгалтерии. Именно первичный документ «запускает» сбор и изменение информации на участках бухгалтерского учета, т.е. изменяют состояние бухгалтерских счетов. Давайте узнаем еще немного нового.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.

Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.

Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.

А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.

Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» фирмы называется «Хозяйственной операцией», которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.

Названия первичных документов в бухгалтерском учете

Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».

А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».

Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»

В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.

Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.

Первичная документация: как все запомнить?

Безусловно, замечательным способом ненавязчего запоминания «Хозяйственных операций» и «Первичных документов» служить наработка практического навыка «Составления проводок» и «Практического ведения бухучета», используя реальные задачи. Так происходит на наших занятиях. Там мы учимся составлять проводки и отрабатывать основные модели ведения бухучета, до получения отчетов в ОСВ.

Не все «Первичные документы» делают проводки, есть исключения. Самые распространенные первичные документы не делающие проводок, но именно их чаще всего использует предприятие — «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность». Запомните — эти документы никогда не делают проводок. Их задача — сообщить, информировать.

Заключение

В качестве исключения имеются три самых распространенных вида документов не делающих проводок: «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность».

Названия первичной документации могут различаться, но относится будут к одной хозяйственной операции. Для большинства самых распространенных «первичных документов» существуют по одному названию. Но есть и чемпион по количеству названий. Это событие (хозяйственная операция) связанная с продаже товаров или продукции.

Напоследок, отмечу, что «Первичные документы» служат основой для термина «бухгалтерский документооборот». Например, один из вариантов оформления документов при продаже товаров на предприятиях с общей системой налогообложения применение НДС, выглядит так:

А вот документооборот для всех предприятий:


Освоение схем документооборотов, я заметил, эффективней происходит когда решаешь практические задания, разбираешь их, сопоставляешь с уже имеющимися знаниями и «озадачиваешься» новыми моментами.

Первичные документы бухгалтерского учета

Каждое предприятие обязано вести бухгалтерский учёт. Это нужно для верного налогообложения и отчёта перед контролирующими органами. Вся информация о хозяйственной деятельности собирается, анализируется, обрабатывается и предоставляется в ФНС и фонды. Верная отчётность невозможна без первичной документации.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Необходимо понять, первичная документация в бухгалтерии что это такое? Это документы, подтверждающие проведение сделок с юридическим лицом, принёсших какой-либо финансовый эффект – прибыль или убыток. Например, факт отгрузки товаров или услуг подтверждается накладной.

Это своего рода, справки, которые необходимые налоговикам для проверки правильности расчётов по налогам. Они проверяются, на основании полученных сведений инспекторы составляют акт о выявленных и не выявленных нарушениях.

Первичная документация в бухгалтерии служит основанием для отражения хозяйственной операции в учете

Обратите внимание! Не допускается оформление первичных бухгалтерских документов «задним числом». Они должны создаваться в тот же день, когда происходит операция.

Допускается их оформление в момент окончания сделки, но не через несколько дней. Это нарушение, за которое придётся ответить.

Виды первичных документов

Всю «первичку» можно разделить на несколько групп по различным классификационным признакам. Это:

  • По назначению. В этом разделе выделяют: распорядительные (доверенности, платёжки), исполнительные (ведомости, акты), бухгалтерского оформления (ведомости о выплате зарплаты, справки, расчётные листки), комбинированные (РКО и ПКО, авансовые отчёты). Отдельной группой идут бланки строгой отчётности – это книжки с квитанциями, прочее. Не каждое предприятие обязано иметь БСО, но если они присутствуют и ими пользуются, нужно вести строгий их учёт;
  • По объёму тех сведений, которые содержатся в документе. Сюда входят простые первичные и сводные первичные. Это кассовая документация и кассовые отчёты. Последние формируются на основании первых;
  • По тому, как документ отражает финансовую операцию. Здесь разовые и накопительные;
  • По месту составления – внутренние (они оформляются внутри предприятия) и внешние (получаемые от контрагентов).
Читать еще:  Бухучет калькулятор онлайн

Классификация первичных бухгалтерских документов

В зависимости от объёмов хозяйственной деятельности, организация пользуется практические всеми указанными документами. Все операции происходят в 3 этапа, и на каждом из них оформляются своя документация:

  1. Стороны договариваются о сделке. На данном этапе происходит подписание договора, выставляется счёт на оплату.
  2. Происходит оплата. В банк направляется платёжное поручение, контрагент получает выписку из расчётного счёта, подтверждающую оплату. Если происходит расчёт с помощью наличных средств, то формируется РКО или БСО.
  3. Отгрузка. Формируется накладная и счёт-фактура (если поставщик применяет УСН, то последний документ он не оформляет).

Пример первичных бухгалтерских документов при отгрузке товара

Когда придёт время камеральной или выездной проверки, эта документация должна быть вся представлена инспекторам.

Правила заполнения первичной документации

Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:

  • В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
  • Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
  • «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
  • Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
  • Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.

Обратите внимание! За неправильное заполнение документации на предприятие может быть наложен административный штраф. К наказанию также будет привлечено ответственное лицо.

Правила заполнения первичной бухгалтерской документации установлены законодательно

Содержание первичных документов

При оформлении «первички» нужно указывать следующую информацию:

  • реквизиты налогоплательщика;
  • дату оформления;
  • порядковый номер;
  • полное и сокращённое название налогоплательщика;
  • если оформляется документ для расчётов с контрагентом, то нужно указать реквизиты банковской организации – название, расчётный и корреспондирующий счёт, БИК, ИНН, код и назначение платежа;
  • название хозяйственной операции, количественное и денежное её выражение;
  • данные о лицах, имеющих право оформить и подписать данный документ – полностью ФИО и должность;
  • подпись каждого ответственного лица;
  • оттиск печати или штампа.

При необходимости, контролирующие органы могут запросить подтверждение информации у контрагента, поэтому его данные также должны быть прописаны на документе. Но это правило касается только той документации, которая подтверждает отгрузку товаров или исполнение работ в пользу третьего лица.

В акте должны быть указаны данные обеих сторон хозоперации

Учётные регистры для первичных документов

Бухгалтерия должна проводить обработку первичной документации. Для этого каждый оформленный первичный документ должен быть поставлен на учёт. Если бухгалтерия ведётся в автоматическом режиме с помощью компьютерной программы, регистры формируются сразу же, как только ответственный сотрудник «проведёт» документ.

Если же учёт ведётся вручную, то должны быть журналы учёта по каждому виду оформляемой документации. Кроме того, регистры оформляются в виде сводных таблиц, которые должны быть оформлены по установленным требованиям. Их нужно выполнять, чтобы не запутаться в количестве справок, ведомостей и накладных.

Учетные регистры позволяют систематизировать первичную документацию и не потеряться в ее количестве

Существует классификация регистров:

  • по назначению. В данной группе выделяют хронологические (формируются по мере того, как оформляется «первичка») и систематические (документы записываются по их классифицирующим признакам). В идеале, на каждом предприятии должны формироваться синхронические регистры – совокупность хронологических и систематических;
  • по обобщению данных. Здесь выделяют интегрированные (признак формирования от частного к общему) и дифференцированные (наоборот, от общего к частному);
  • по внешнему виду. Выделяют карточки, книжки, электронные носители.

Обратите внимание! Налоговики не проверяют правильность регистров, но их верное оформление значительно упрощает учёт и предотвращает ошибки в отчётах, которые могут привести к штрафным санкциям.

Порядок внесения исправления в первичные документы

При ручном заполнении бланков иногда допускаются ошибки. Их нужно правильно исправить. Для этого:

  • Зачеркнуть ошибочно внесённые данные, рядом прописать верные. Чтобы проверяющие органы не придрались к ошибке, нужно сделать запись «исправленному верить», рядом поставить календарную дату и подпись человека, который внёс изменения;
  • Сделать дополнительные записи. Например, если итоги проведённых сделок оказались выше, чем те, что прописаны в исправленных документах;
  • Провести сторнирование. Это означает, что нужно сделать запись красной пастой – неверные данные зачеркнуть, верные прописать рядом.

Обратите внимание! Нельзя использовать корректор. Исправление ошибок происходит в строго установленном порядке. Если налоговики обнаружат исправление корректором, они его не примут во внимание.

Порядок внесения исправления в первичные документы

Срок хранения первичных документов

Каждое юридическое лицо или предприниматель обязаны хранить документы, касающиеся их хозяйственной деятельности, у себя. Существуют сроки хранения, которые нужно соблюдать. Все документы должны храниться не менее 5 лет. Это связано с тем, что проверяющие органы, в частности ФНС, осуществляют проверку каждые 3 года.

Проверенные бумаги убирают в свой архив, но в доступное место. По истечении срока хранения, руководство компании должно действовать так:

  • Создать специальную комиссию из руководителей подразделений и других ответственных лиц. Это делается приказом по предприятию;
  • Потом отдельно издаётся приказ об уничтожении документации, которая хранится уже более 5 лет;
  • Документы не выкидываются, а сжигаются или пропускаются через измельчитель;
  • Вся уничтожаемая документация должна быть внесена в специальный реестр, на основании которого составляется акт;
  • Он подписывается всеми ответственными лицами.

Обратите внимание! Теперь акт должен храниться у хозяйствующего субъекта. Срок хранения – до 75 лет.

Законодательно прописан отдельный срок хранения для документов, связанных с начислением заработной платы, уплаты по ней налогов и отчислений в ПФР – не менее 75 лет. Но хранить их можно не у себя на предприятии, а в архиве муниципального образования. Порядок действий примерно такой же, как при уничтожении:

  • создаётся комиссия по приказу;
  • бумаги переписываются в отдельный реестр;
  • потом их увозят, работник архива выдаёт документ о принятии;
  • составляется акт.
Читать еще:  Дивиденды счет учета

За нарушение сроков предусмотрена ответственность.

Заключение

Без правильного ведения первичного учёта невозможен полноценный бухгалтерский и налоговый учёт. За нарушение правил предусмотрена ответственность в виде штрафа.

Первичная документация

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Этап 2. Происходит оплата по сделке

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
  • Этап 3. Получение товара или услуги

    Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

    • товарная накладная — для товаров;
    • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
    • акт выполненных работ/оказанных услуг.

    Заношу первичку, разобрался сразу

    «Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

    Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

    Обязательные первичные документы

    Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

    • договор;
    • счёт;
    • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
    • накладная;
    • акт выполненных работ (оказанных услуг).

    Договор

    С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

    В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

    Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

    Счет на оплату

    Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

    Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

    В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

    Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

    Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

    К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

    Товарная накладная или товарный чек

    Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

    Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

    Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

    Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

    Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

    Акт оказанных услуг (выполненных работ)

    Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

    Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

    Счет-фактура

    Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

    Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

    • информацию о суммах денежных средств;
    • фактурную часть.

    Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

    В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

    Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector